Email aziendale, svolta del Garante: l’ex dipendente ha diritto a vedere tutto

Il Garante per la protezione dei dati personali ha chiarito che un ex dipendente può ottenere l’accesso completo alla propria email aziendale e ai file conservati sul computer di lavoro, anche dopo la cessazione del rapporto. Eventuali restrizioni sono ammesse solo se giustificate da motivi concreti e documentati, come la salvaguardia di informazioni riservate dell’azienda.

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Accesso ai dati: cosa è successo

La decisione nasce dal reclamo di un lavoratore di una compagnia assicurativa, che aveva richiesto copia delle email e dei documenti personali e professionali presenti nel proprio account aziendale.

L’azienda, dopo aver controllato la casella di posta, aveva però consegnato soltanto i messaggi ritenuti “strettamente personali”, escludendo quelli legati all’attività lavorativa.

Il principio stabilito dal Garante

Secondo l’Autorità, il diritto di accesso ai dati personali include tutte le informazioni riferibili all’interessato, comprese le comunicazioni effettuate tramite un account aziendale nominativo.

Di conseguenza, non è lecito:

• filtrare i contenuti prima della consegna

• distinguere arbitrariamente tra email personali e professionali

• oscurare o limitare parte delle informazioni richieste

Criticità nella gestione dei dati

Il Garante ha evidenziato anche problemi più ampi nella gestione dei dati da parte dell’azienda, tra cui:

• scarsa trasparenza nelle informative

• tempi di conservazione ritenuti eccessivi (5 anni per le email e 12 mesi per i dati di navigazione) rispetto alle finalità dichiarate

Sanzione e obblighi per l’azienda

Per le violazioni accertate è stata applicata una multa di 50.000 euro. Inoltre, l’Autorità ha imposto alla società di:

• garantire un accesso integrale ai dati richiesti

• aggiornare le policy interne e le informative sulla privacy

La decisione rafforza un principio chiave: i dati personali del lavoratore restano tali anche all’interno degli strumenti aziendali, e il loro accesso non può essere limitato senza una giustificazione valida e dimostrabile.