Pos e scontrini: ecco cosa cambia per negozi e locali dal 2026

Dal 1° gennaio 2026, tutte le attività che ricevono pagamenti elettronici – dai negozi ai bar, dai ristoranti agli e-commerce – devono fare i conti con una novità fiscale importante. Scatta l’obbligo di collegare i Pos ai registratori telematici, gli strumenti che memorizzano e trasmettono automaticamente i corrispettivi all’Agenzia delle Entrate.

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Non si tratta di un nuovo scontrino o di un documento aggiuntivo: il funzionamento dei dispositivi resta invariato. L’obiettivo è semplice: far dialogare in modo coerente pagamenti elettronici e vendite certificate, riducendo eventuali discrepanze tra quanto pagato e quanto dichiarato al Fisco.

Come funziona il collegamento tra Pos e registratore

Molti esercenti si chiedono se sarà necessario un collegamento fisico tra terminali e registratori. La risposta è no. La procedura avviene online, tramite l’area riservata del portale dell’Agenzia delle Entrate. Chi deve agire può essere l’esercente stesso o un intermediario come il commercialista, comunicando:

• i dati identificativi del registratore telematico;

• i dati del Pos in uso;

• l’unità locale dove operano i dispositivi.

Per i Pos già installati, la registrazione va fatta entro un termine che scatterà con l’attivazione del servizio online (previsto nei primi giorni di marzo). Per quelli nuovi, invece, l’abbinamento va fatto entro la finestra temporale indicata dall’Agenzia. Una volta completato, il collegamento resta valido fino a eventuali modifiche o sostituzioni dei dispositivi.

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Il decreto PNRR elimina l’obbligo di conservare gli scontrini del POS per il 730. Dal 2026 i pagamenti saranno collegati direttamente alle casse, verso una dematerializzazione totale entro il 2029

Chi deve adeguarsi

L’obbligo riguarda tutti i soggetti che certificano corrispettivi tramite registratore telematico e accettano pagamenti elettronici, non solo i Pos tradizionali sul banco. Sono inclusi:

• terminali mobili fuori dal punto cassa;

• dispositivi collegati a tablet o smartphone;

• sistemi di pagamento virtuali integrati nei software gestionali;

• piattaforme e-commerce collegate alla certificazione dei corrispettivi.

In pratica, ogni metodo di incasso elettronico per vendite certificate deve essere collegato. Rimangono esclusi solo i casi previsti dalla normativa che non richiedono trasmissione dei corrispettivi.

L’obbligo ufficiale parte dal 1° gennaio 2026, ma nella pratica l’adeguamento sarà possibile solo quando il servizio online sarà attivo. Per i Pos già in uso a gennaio, gli esercenti avranno 45 giorni dalla disponibilità della piattaforma per completare la registrazione. Per i nuovi Pos, la finestra va dal sesto giorno del secondo mese successivo all’attivazione fino all’ultimo giorno lavorativo di quel mese. Stesse regole se si sostituisce o si disattiva un terminale già registrato.