Agenzia delle Entrate: vademecum per collegare Pos e registratori di cassa

L’Agenzia delle Entrate ha diffuso una guida operativa aggiornata rivolta a commercianti e operatori economici per chiarire come adempiere all’obbligo di collegamento tra strumenti di incasso elettronico e sistemi di memorizzazione dei corrispettivi.

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Collegamento obbligatorio tra terminali e registratori telematici, tempi e modalità per mettersi in regola

Il documento raccoglie istruzioni tecniche, risposte ai quesiti più frequenti e indicazioni pratiche dedicate anche a chi gestisce più punti vendita o sedi diverse, con l’obiettivo di semplificare gli adempimenti fiscali e ridurre i margini di errore.

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Integrazione tra Pos e strumenti di registrazione: cosa prevede l’obbligo

La norma stabilisce che i dispositivi utilizzati per registrare i corrispettivi – come i registratori telematici (RT) o la procedura web “Documento commerciale online” – debbano essere associati ai sistemi di pagamento elettronico impiegati dall’esercente.

È importante sottolineare che:

• non sono richiesti interventi hardware

• non serve aggiornare il software

• non è necessario un collegamento fisico tra registratore e Pos

L’adempimento consiste esclusivamente in una comunicazione telematica da effettuare tramite il portale “Fatture e Corrispettivi”. Il collegamento è di tipo logico, non materiale, e va effettuato una sola volta, salvo successive modifiche.

Come funziona il sistema di abbinamento

Per accettare pagamenti tracciabili, l’esercente stipula un contratto con uno o più acquirer, ovvero gli intermediari finanziari che gestiscono le transazioni.

Attraverso questi accordi è possibile utilizzare:

• Pos tradizionali (terminali fisici)

• SoftPos su smartphone o tablet

• Pos virtuali per pagamenti online

Al momento dell’emissione del documento commerciale, l’operatore deve indicare la modalità di pagamento scelta dal cliente (contanti, carta, buoni, ecc.).

Le procedure restano invariate: cambia solo l’obbligo di comunicare l’associazione tra gli strumenti.

Pagamenti con bonifico: come comportarsi

Il bonifico bancario non rientra tra i sistemi di pagamento elettronico soggetti a collegamento.

Tuttavia, nel documento commerciale deve essere comunque riportato che il pagamento è avvenuto con strumento tracciabile, indicando l’importo corrispondente.

Modalità operative in base allo strumento utilizzato

Le procedure variano a seconda del sistema adottato:

• Chi utilizza un registratore telematico deve associare la matricola del dispositivo all’identificativo del Pos tramite la funzione “Gestione collegamenti”.

• In presenza di Server RT con più casse, l’associazione va effettuata tra la matricola del server e i Pos dei singoli punti cassa.

• Chi emette documenti tramite la procedura web effettua l’abbinamento direttamente nell’applicativo online.

La guida chiarisce inoltre che sono possibili:

• più registratori collegati a un solo Pos

• più Pos associati a un unico RT

Attività escluse dall’obbligo

Non sono soggetti a collegamento:

• corrispettivi certificati da distributori automatici

• vendite di carburante

• servizi di ricarica veicoli elettrici

• operazioni già esonerate dall’obbligo di memorizzazione e trasmissione dei corrispettivi

Situazioni particolari da valutare con attenzione

Se un Pos viene utilizzato sia per operazioni obbligatorie sia per operazioni esonerate, l’associazione resta necessaria.

Un terminale dedicato esclusivamente ad attività escluse può non essere collegato, purché non venga mai utilizzato – nemmeno occasionalmente – per operazioni soggette a certificazione.

Inoltre:

• se l’esercente decide volontariamente di emettere il documento commerciale anche quando non obbligatorio, il Pos deve essere registrato;

• l’adempimento non è richiesto se tutti i corrispettivi sono documentati solo tramite fattura.

Tempistiche e scadenze da rispettare

La prima comunicazione dovrà essere trasmessa dai primi giorni di marzo 2026 e riguarderà i Pos attivi nel mese di gennaio 2026.

Successivamente, occorrerà intervenire soltanto in caso di:

• nuove attivazioni

• variazioni

• cessazioni

Per i dispositivi attivati dopo gennaio 2026, la registrazione dovrà essere effettuata tra il sesto giorno e l’ultimo giorno del secondo mese successivo all’attivazione.

Lo stesso intervallo temporale vale per eventuali modifiche ai dati già comunicati.

Avvio della procedura e finestra per l’adempimento

L’attivazione ufficiale delle funzionalità sarà comunicata con un apposito avviso sul sito dell’Agenzia delle Entrate.

Dal momento in cui il servizio sarà disponibile, gli esercenti – direttamente o tramite intermediari delegati – avranno 45 giorni di tempo per comunicare il collegamento tra:

• registratori telematici (o procedura web)

• Pos in uso nel gennaio 2026

Il nuovo obbligo introduce un adempimento formale ma non tecnico, pensato per rafforzare la tracciabilità dei pagamenti digitali senza imporre modifiche strutturali agli strumenti già in uso.

Per gli operatori economici è fondamentale rispettare le scadenze, verificare la corretta associazione logica tra dispositivi e monitorare eventuali variazioni nel tempo per evitare sanzioni o irregolarità fiscali.

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